[Hướng dẫn]Cách làm báo cáo

Hiện nay trường mình có form chuẩn khi làm báo cáo, các thầy cô sẽ căn cứ vào đó để đánh giá báo cáo của chúng ta nhưng mình thấy nhiều bạn chưa biết. Hôm nay mình viết bài mạo muội gọi là hướng dẫn nho nhỏ để các bạn làm báo cáo tốt hơn, và cũng tránh tình trạng lên nộp bị thầy bắt làm lại

Các phần mềm cần thiết: MS Office 2007 (Ko xài 2003 nữa, cổ lỗ sĩ rồi). Unikey.

Theo quy chuẩn của trường, các báo cáo được in trên khổ giấy A4 (21x29,7 cm). Mới đầu mở Word mới để viết báo cáo, các bạn sang tab Page Layout, chọn vào Size và chọn A4 như hình
Tiếp theo là căn lề cho báo cáo. Theo quy định cách lề là Top,Bottom, Right là 0.98 inch (2,5cm) và Left là 1.18 inch (3cm). Ở tab Layout các bạn chọn Margins và chọn Custom Margin
Sau đó thiết lập như sau:
Thứ 3 nữa là khoảng cách dòng. Chuẩn là dòng cách dòng 1.5 line. Ở tab Home, khung Paragraph, các bạn chọn như hình
Chữ viết báo cáo mặc định là Times New Roman, cỡ 13, chỉnh chữ căn lề cả trái và phải (Justify) như hình

Nếu bạn nào đã viết (Trong word đã có chữ) thì ấn Ctrl + A để bôi đen hết rồi thiết lập như trên nhé.
Đây là toàn bộ thiết lập ban đầu khi làm báo cáo. Tiếp theo mình sẽ hướng dẫn các bạn làm báo cáo thế nào nhanh và đúng với quy định của tường.
Bắt đầu vào làm báo cáo, sau khi thiết lập các phần trên, các bạn nên thiết lập lề khi xuống dòng. Thông thường sẽ là 0.25inch (2 ô với thước inch). Các bạn ấn vào hình thanh thước kẻ ở góc phải trên thanh kéo để hiện thước và thiết lập như hình (Ấn Ctrl+A nếu word đã có chữ).
Bắt đầu từ lớn dần xuống. Chữ viết các chương sẽ được in đậm (Ctrl + B), cỡ 18, được để làm 2 dòng, 1 dòng ghi số chương, 1 dòng ghi tên chương. Và được chỉnh lề giữa hoặc lề trái (Chỉ căn lề chương 1 loại trong toàn báo cáo)

Các đề mục tiếp theo được đánh theo từng chương (Ví dụ 1.1, 2.1…) và tối đa là 2 chấm theo mục con (Ví dụ 1.1.1, 1.2.3 …) Các mục nhỏ hơn (nếu có) sẽ được đánh a,b,c hoặc chỉ in đậm và được chỉnh cỡ chữ 14. Lưu ý không được chấm kết thúc với các đề mục.
Ví dụ:
1.1. Các vấn đề cần giải quyết của bài toán
….Là đúng
1.1. Các vấn đề cần giải quyết của bài toán.
…. Là sai
Trong một bài báo cáo thường có 3 chương, trong đó chương 1 là tổng quan, các bạn sẽ phải nêu các vấn đề của bài toán, cách giải quyết, và mục đích của bài toán là để làm gì (có ứng dụng gì…). Chương 2 sẽ đi vào giải quyết bài toán đó, với 1 đống lý thuyết, mô phỏng hệ thống (nếu có) với các bạn theo viễn thông và với các bạn bên điện tử là xây dựng phần cừng và phần mềm. Chương này có thể tách làm 2 chương độc lập. Chương cuối là hoàn thiện sản phẩm. Với các bạn bên viễn thông thì có thể là mô phỏng hệ thống ra sao, nghiên cứu dc những gì. Còn bên điện tử thì sẽ là mạch cứng chạy ntn, các thông số ra sao… Cuối cùng nó chẳng thuộc về chương nào là phần tài liệu tham khảo, nhận xét của giáo viên và phụ lục (Hầu như phần phụ lục gồm code, datasheet các linh kiện với các bạn điện tử). Các hình trong bài đều phải ghi rõ số hình tương ứng với chương (Ví dụ Hình 1.1, Hình 2.3) ở bên dưới với cỡ chữ 11, in nghiêng và căn lề giữa. Khi hết 1 chương, các bạn xuống trang mới để viết chương mới. Thay vì ấn Enter xuống dòng, các bạn ấn Ctrl + Enter để xuống luôn trang mới.

Sau khi hoàn thành báo cáo. Chúng ta sẽ phải làm mục lục. Có 2 cách làm mục lục. Là làm thủ công và làm tự động. Với làm thủ công thì ưu điểm là ko có gì cả, còn nhược điểm thì vô khối như dễ nhầm đầu mục, nhầm trang, mất tg…. Mình sẽ hướng dẫn các bạn làm mục lục tự động:
Các bạn sang tab References sẽ thấy có ô Table of Contens. Trong đó có Add text và Update Table. Chúng ta bắt đầu làm như sau:
Đi đến tên các chương, các bạn bôi đen Số chương và Tên chương (Bôi riêng từng cái một)
Sau đó ấn vào Add text và chọn Level 1. Tương tự với tên chương cũng bôi đen và chọn Level 1. Tiếp theo đến mục lớn ví dụ 1.1 (tên mục) Các bạn bôi đen cả rồi ấn Add text chọn Level 2. Tiếp theo đến mục con 1.1.1 hoặc 1.2.3 gì đó các bạn bôi đen chọn Level 3. Vì mục lục cho chúng ta chọn tối đa 3 mức nên như đầu tiên mình nói, đầu mục con chỉ giới hạn ở “2 chấm” chứ ko nên cho 3 chấm (mà các thầy cô cũng ko ưa kiểu 1.1.1.1 dài ngoằng thế này đâu). Cứ như vậy chúng ta đặt hết các chương là Level 1, các đầu mục lớn là Level 2 và các mục nhỏ là Level 3. Một rắc rối nho nhỏ khi đặt Level như thế là các đầu mục sẽ tự động nhảy Style theo Level (Ví dụ Level 1 sẽ nhảy sang Style Heading 1) thường là thụt đầu dòng, hay giãn khoảng cách dòng gây mất mỹ quan đô thị.

Như các bạn thấy cái chương 3 nó bị nhảy sang Heading 1 thay vì mặc định Normal. Khoảng cách giữa 2 dòng quá lớn, màu bị thay đổi. Các bạn bôi đen, vào chỗ căn khoảng cách dòng (Để cách dòng 1.5 ở bên trên ấy), rồi chọn Remove Space Before Paragraph. Nó sẽ quay lại khoảng cách mặc định. Còn ở 1 số đầu mục con bị thụt vào hoặc thò ra ngoài thì các bạn thay đổi thanh ruler là được.
Sau khi đánh Level hết toàn bộ các chương và đầu mục, chúng ta làm bảng mục lục. Mục lục chúng ta sẽ để đầu báo cáo, sau lời nói đầu. Ban đầu nếu các bạn chưa để 1 trang mục lục thì các bạn lên trên đầu chương đầu tiên, để nháy chuột vào bên trái chữ đầu tiên chương, và ấn Ctrl + Enter để đẩy toàn bộ báo cáo xuống 1 trang. Sau đó làm Mục lục tại trang trống. Vẫn ở tab References, các bạn chọn Table of Contents, chọn Automatic Table 1 hoặc 2
Khi ấn vào 1 trong 2 cái đó, Mục lục sẽ tự động xuất hiện.
Các bạn thấy rất chuẩn và rất thẳng hàng. Nếu có lỗi (Ví dụ tự dưng có cái dòng đâu đâu nó nhảy vào mục lục, hoặc đầu mục viết sai), các bạn ấn Crtl rồi bấm chuột vào tên mục đó, nó sẽ tự động nhảy đến dòng đó trong word. Sau khi sửa xong chúng ta ấn vào Update Table ở trong References mục Table of Contents, Sẽ có 2 lựa chọn hiện ra. Update page number only là chỉ update lại số trang (khi mình them xóa cái gì nó tăng hoặc giảm trang) và Update Entry Table là update lại toàn bộ.
Tiếp theo các bạn cần đánh số trang (Cái này ra quán bảo họ làm cho cũng được).
Đấy là 1 số phương pháp làm báo cáo chuẩn. Tiếp theo đây mình sẽ bày cho các bạn 1 số thủ thuật khi làm báo cáo.
Đầu tiên, khi làm báo cáo thì ai cũng đi cóp nhặt 1 chút từ trên internet (Cái này hay, vừa nhanh vừa đỡ mất công nghĩ). Nhưng có 1 rắc rối nhỏ xíu là các ông share tài liệu trên inrternet ko phải ông nào cũng viết Unicode cho chúng ta cóp, nhất là các bài viết từ “ngày xưa” rất hay dùng font ABC (TCVN3) hay VNI. Vậy gặp mấy cái này chúng ta phải làm sao? Đầu tiên là down bộ font về cài đã (Down luôn font full cho lành). Tiếp theo, chúng ta phải convert font ABC hay VNI sang UNCODE. Cách convert: Các bạn bôi đen đoạn văn bản muốn convert, ấn copy, sau đó chuột phải vào Unikey dưới góc màn hình và chọn Công cụ…(CS+F6) hoặc ấn Ctrl + Shift + F6, cửa sổ Unikey Toolkit sẽ hiện ra
Các bạn chọn Nguồn là font chữ cũ (Ví dụ ở trên là font ABC) và Đích là font Unicode. Đánh dấu vào Chuyển mã clipboard, sau đó ấn Chuyển mã. Nhớ là phải copy đoạn muốn convert trước. Sau khi chuyển mã xong, các bạn paste ra là được đoạn văn bản dùng Unicode.
Khi lưu, với word 2007 sẽ lưu với định dạng .docx . Để để phòng các quán in cổ chúng ta ấn F12 để save as báo cáo của chúng ta sang .doc. Mang cả 2 đi in cho an toàn.
Mệt quá để hôm sau viết tiếp nhé .

hay quá ! bài viết rất ý nghĩa. Thank admin cái nào anh em.
Làm tốt đến đâu, báo cáo mà kém cũng ko thể kiểm điểm cao đc.

Thank Admin thật nhiều!!!

Mỗi ông 1 kiểu, không biết đường nào mà lần.
Năm ngoái thầy Cường thì bảo căn phải là 2cm, căm trái là 3,5; trên dưới là 2,5
Năm nay thầy Long lại cho 1 cái khác: phải: 1,5; trái 3,5; trên dưới: 2; giãn dòng 1,3

Chẳng ai căn trái nhỏ hơn căn phải cả. Nếu đúng các thầy nói thế thì em lên bảo thầy đọc lại văn bản chuẩn đi. Nếu trái nhỏ hơn phải thì lề đóng gáy bên phải theo kiểu Tàu khựa à? . Line 1,3 - 1,5 cũng được.

hix, em nhầm trái phải, khổ thế đấy, thế mà cũng lên đc ĐH cơ chứ. kakaka

Cảm ơn anh Kiên